Jak znaleźć datę ostatniego wykonania zadania w Excelu?

Podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym Excel, często pojawia się potrzeba śledzenia dat lub momentów, kiedy ostatni raz zostało wykonane określone zadanie. Takie podejście jest szczególnie przydatne w przypadku harmonogramów, list zadań czy raportów, gdzie chcemy automatycznie wyciągnąć najnowsze dane z wiersza.

W tym artykule dowiesz się, jak stworzyć formułę, która pozwoli znaleźć datę lub miesiąc ostatniego wykonania zadania na podstawie tabeli danych, podobnej do tej przedstawionej poniżej:

Formuła Excel do znalezienia ostatniego miesiąca wykonania zadania

Załóżmy, że dane w wierszu znajdują się w przedziale od D2 do K2, gdzie każda kolumna reprezentuje miesiąc, a wypełnione komórki (np. „OK”) oznaczają wykonanie zadania w danym miesiącu. Aby wyciągnąć nazwę miesiąca, w którym ostatnio wykonano zadanie, użyjemy poniższej formuły:

=INDEKS($D$1:$K$1;1;PODAJ.POZYCJĘ(„ok”;D2:K2;1))

Jak działa ta formuła?

  1. PODAJ.POZYCJĘ(„ok”;D2:K2;1) Funkcja PODAJ.POZYCJĘ szuka ostatniego wystąpienia wartości „OK” w zakresie D2:K2. Argument „1” powoduje, że funkcja przeszukuje zakres od lewej do prawej i zwraca indeks ostatniej zgodności.
  2. INDEKS($D$1:$K$1;1;…) Funkcja INDEKS wykorzystuje pozycję uzyskaną z funkcji PODAJ.POZYCJĘ do pobrania odpowiedniej wartości z nagłówka tabeli (D1:K1), który zawiera nazwy miesięcy

    Automatyczne aktualizowanie daty ostatniego wykonania

    W kolumnie „Kiedy zadanie zostało wykonane po raz ostatni” (np. C2) możesz umieścić powyższą formułę, aby automatycznie wypełniała się nazwą miesiąca na podstawie danych w zakresie D2:K2. Formułę należy dostosować do odpowiednich wierszy, np.:

    • Dla wiersza 2: =INDEKS($D$1:$K$1;1;PODAJ.POZYCJĘ(„ok”;D2:K2;1))
    • Dla wiersza 3: =INDEKS($D$1:$K$1;1;PODAJ.POZYCJĘ(„ok”;D3:K3;1))

    Ważne wskazówki

    • Spójność danych: Upewnij się, że komórki w zakresie D2:K2 zawierają jednolity wpis (np. „OK”), który będzie używany jako kryterium wyszukiwania.
    • Obsługa pustych komórek: Jeśli żadna komórka w zakresie nie zawiera „OK”, formuła zwróci błąd. Aby temu zapobiec, możesz użyć funkcji JEŻELI.BŁĄD:

    =JEŻELI.BŁĄD(INDEKS($D$1:$K$1;1;PODAJ.POZYCJĘ(„ok”;D2:K2;1));””)

    Co zrobić, jeśli w komórkach występują różne teksty?

    Jeśli w zakresie danych (np. D2:K2) zamiast jednolitego wpisu „OK” pojawiają się różne wartości tekstowe, możesz użyć funkcji, która wyszuka ostatnią wartość niezależnie od jej treści. W takim przypadku zastosuj poniższą formułę:

    =JEŻELI.BŁĄD(@INDEKS($D$1:$K$1;;PODAJ.POZYCJĘ(POWT(„ż”;255);D2:K2;1));””)

    Jak działa ta formuła?

    1. POWT(„ż”;255) Funkcja POWT generuje ciąg znaków „ż” o długości 255, który służy jako kryterium do znalezienia ostatniej niepustej wartości tekstowej (litera „ż” jest ostatnią literą w polskim alfabecie).
    2. PODAJ.POZYCJĘ(…;D2:K2;1) Funkcja PODAJ.POZYCJĘ szuka ostatniego wystąpienia wartości tekstowej w zakresie D2:K2.
    3. JEŻELI.BŁĄD(…) Funkcja JEŻELI.BŁĄD zapewnia, że w przypadku braku danych w zakresie funkcja zwróci pusty ciąg („”)

    Praktyczne zastosowanie

    • Śledzenie harmonogramów

    Dzięki tej metodzie możesz łatwo monitorować, kiedy ostatnio wykonano dane zadanie, bez konieczności ręcznego przeszukiwania tabeli.

    • Raportowanie

    Automatyczne wyciąganie daty ostatniego wykonania zadania jest szczególnie przydatne w raportach i dashboardach, gdzie informacje te mogą być prezentowane w formie podsumowania lub wykresów.

    Wyciąganie ostatniej daty wykonania zadania w Excelu to praktyczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i poprawia efektywność pracy z danymi. Dzięki funkcjom PODAJ.POZYCJĘ i INDEKS możesz szybko i łatwo automatyzować proces monitorowania zadań.

    Jak wyciągnąć ostatni tekst lub liczbę w kolumnie/wierszu?

    Wyciągnięcie ostatniego tekstu:

    Rozwiązanie:

    1. Wprowadź funkcję:

    =POWT(„ż”;255)

    W części tej funkcji szukasz wartości, która byłaby większa tekstowo niż ciąg „ż” 255 razy

    2. Określ za pomocą funkcji pozycję występowania ostatniego tekstu w zakresie:

    =PODAJ.POZYCJĘ(POWT(„ż”;255);A1:A8;1)

    Wybierz 1 – mniejsze niż –  dzięki czemu wyciągniesz ostatnią wartość.

    3. Aby poznać ostatni element wprowadź funkcje INDEKS:

    = INDEKS(A1:A8;PODAJ.POZYCJĘ(POWT(„ż”;255);A1:A8;1))

    Wyciągnięcie ostatniej liczby:

    Rozwiązanie:

    1. Wprowadź funkcję:

    =PODAJ.POZYCJĘ(9,99999999999999E+307

    9,99999999999999E+307 -> jest to największa liczba jaką Excel jest w stanie rozpoznać

    2. Wskaż przeszukiwany zakres i tryb poszukiwania:

    =PODAJ.POZYCJĘ(9,99999999999999E+307;A1:A8;1)

    3.Aby poznać ostatnią liczbę wprowadź funkcję INDEKS:

    =INDEKS(A1:A8;PODAJ.POZYCJĘ(9,99999999999999E+307;A1:A8;1))

    Wypróbuj opisane formuły w swoim arkuszu i usprawnij swoją pracę już dziś!