Jak skutecznie zmniejszyć pojemność pliku Excel i przyspieszyć jego działanie
Zmniejszenie rozmiaru pliku MS Excel może poprawić efektywność pracy, szczególnie gdy masz do czynienia z dużymi zbiorami danych. Oto kilka porad, jak ograniczyć objętość pliku Excel:
- Usuwaj Niepotrzebne Dane: Przejrzyj arkusz i usuń niepotrzebne kolumny i wiersze.
Eliminuj duplikaty i zbędne dane, które nie mają wpływu na analizę.
Wyczyść nieużywane komórki.
Wraz z powiększaniem danych w arkuszu, rośnie rozmiar pliku – jest to oczywiste. Zdarza się, że Excel uważa że używanych komórek jest więcej niż faktycznie widzimy –zapamiętuje ich zawartość i zwiększa rozmiar pliku.
Możemy spotkać się z taką sytuacją kiedy w komórkach zapiszemy jakieś wartości lub wstawimy format. Kiedy usuniemy z nich zawartość lub pozbędziemy się formatu, to Excel wciąż pamięta je jako używane.
Na zdjęciu poniżej widać, że dane naszej tabeli kończą się w komórce D86, jednak kiedyś w komórce F86 znajdowała się wartość plik został zapisany. Dopiero potem usunięto tę wartość, ale Excel wciąż pamięta tę komórkę jako używaną.

Jak sprawdzić czy taka sytuacja występuje w Twoim pliku?
Użyj skrótu klawiszowego Ctrl + End – kursor zostanie przeniesiony do ostatniej komórki, którą Excel uważa za używaną. Jeśli znacząco wykracza ona poza obszar Twoich danych to warto usunąć takie dodatkowe kolumny czy wiersze.
- Kompresuj Obrazy i Multimedia: Jeśli plik zawiera obrazy lub multimedia, skompresuj je, aby zmniejszyć ogólny rozmiar pliku.
Skopiuj zdjęcie Użyj Wklej Specjalnie (Ctrl + alt + v) Wybierz wklejanie jako JPEG.

Nie zawsze rozmiar zdjęcia się zmniejszy – zależy to od oryginalnego formatu. Jeśli nie przyniesie to skutku, spróbuj zapisać go w innym formacie.
- Tabele przestawne:
Korzystanie z tabel przestawnych może wpływać na rozmiar plików Excel, zwłaszcza gdy obsługują one duże ilości danych. Mechanizm przechowywania i organizacji danych w tabelach przestawnych może spowodować wzrost objętości pliku, co może być wyzwaniem przy udostępnianiu czy przechowywaniu plików.
Strategie optymalizacji.
Aby utrzymać optymalny rozmiar pliku, warto zastosować kilka strategii:
Używaj Dynamicznych Zakresów: Ogranicz obszar danych w tabeli przestawnej do niezbędnego minimum, co zminimalizuje zajmowaną przestrzeń.
Unikaj Pustych Komórek: Zredukuj ilość pustych komórek w tabeli przestawnej, co pomoże zmniejszyć ogólny rozmiar pliku.
Ogranicz Liczbę Pola: Wybieraj tylko niezbędne pola w tabeli przestawnej, eliminując te, które nie są kluczowe do analizy.
Zaznaczanie wszystkich kolumn przy tworzeniu tabeli przestawnej

Zaznaczenie części kolumn przy tworzeniu tabeli przestawnej

Dla utrzymania optymalnej wydajności, ważne jest regularne monitorowanie rozmiaru plików zawierających tabele przestawne. W razie potrzeby, można wdrożyć dodatkowe strategie optymalizacyjne.
PAMIĘTAJ: Tworząc tabelę przestawną, nawet nic do niej nie wstawiając, zwiększasz rozmiar pliku o 40-50% rozmiaru pliku.
- Optymalizuj Formuły: Zoptymalizuj formuły, unikaj zbędnych obliczeń.
Unikaj używania formuł, które generują dużo pustych komórek. - Używaj Formatów Bezpiecznych: Ogranicz korzystanie z niepopularnych formatów plików, które mogą zwiększać rozmiar.
Format *.xlsx jest zazwyczaj bardziej skompresowany niż starsze formaty *.xls. - Przemyśl Strukturę Arkusza: Zadbanie o przejrzystą strukturę arkusza pozwala na efektywną pracę.
Unikaj rozgałęzień i zagnieżdżonych formuł, które mogą zwiększać objętość pliku. - Używaj Zewnętrznych Źródeł Danych: Jeśli to możliwe, przenieś część danych do zewnętrznych źródeł, takich jak baza danych.
Zewnętrzne źródła mogą być bardziej efektywne w przechowywaniu dużych ilości danych. - Rozważ Dzielenie Pliku: Jeśli masz bardzo duży plik, rozważ podzielenie go na mniejsze fragmenty.
Każdy fragment będzie bardziej znośny pod względem rozmiaru i łatwiejszy do zarządzania. - Zapisanie pliku jako binarny: Zapisz plik jako typ format Skoroszyt binarny programu Excel (*.xlsb). Obraz zawierający tekst, zrzut ekranu, oprogramowanie.

Pamiętaj, aby regularnie monitorować rozmiar plików i dostosowywać je w miarę potrzeb. Optymalizacja jest kluczowa dla płynnej pracy z dużymi zestawami danych w programie MS Excel.